Gå til navigasjon Gå til innhold

DFØ har fått nye nettsider. Gå til nye dfo.no

Åpne relatert ...

Lukke relatert ...

Valutakonto

Relaterte temaområder

Opprettelse av valutakontoer

I § 17 i Reglement for økonomistyring i staten fremgår det at

"Virksomhetene skal benytte felles standarder og systemer for statsbudsjettet, statsregnskapet og statens betalingssystemer etter bestemmelser fastsatt av Finansdepartementet."

I punkt 3.7.1 i Bestemmelser om økonomistyring i staten ("Bestemmelsene") fremgår bestemmelsene om betalingssystemene:

"Virksomhetenes betalingsformidling i form av inn- og utbetalinger skal skje gjennom statens konsernkontoordning, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank."

Direktoratet for økonomistyring (DFØ) inngår rammeavtale med enkelte banker om betalingsformidling og kontohold som alle statlige virksomheter skal benytte. Dette innebærer at alle inn- og utbetalinger skal skje gjennom virksomhetens arbeidskonto i en av bankene det er inngått rammeavtale med, og at saldo på arbeidskontoen(e) daglig skal overføre til virksomhetens oppgjørskonto(er) i Norges Bank.

DFØ inngår også tilleggsavtale for valutakontoer med bankene, som virksomheten skal benytte dersom det er behov for å opprette en valutakonto. Slike kontoer ligger utenfor statens konsernkontoordning, og saldo på valutakontoer skal ikke daglig overføres virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank. Virksomheten må derfor søke om unntak fra Bestemmelsenes punkt 3.7.1. Virksomheter som har koordineringsfunksjon i prosjekter som finansieres helt eller delvis av EU, og som skal oppbevare EU-midler på valutakonto, behøver ikke å søke om unntak fra Bestemmelsene pkt. 3.7.1. Dette følger av Bestemmelsene pkt. 3.6.3.

En søknad om unntak skal sendes via overordnet departement for virksomheten og til DFØ. Søknaden vurderes på grunnlag av følgende kriterier:

  1. Virksomheten har transaksjoner i valuta som en del av sin ordinære drift eller aktivitet, og foretar dermed inn- og/eller utbetalinger i valuta. Disse inn- og utbetalingene kan ha ulike tidspunkt og hyppighet.
  2. Virksomheten har utenlandsavdelinger, og er tilknyttet lokale banker for gjennomføring av betalingsformidlingen.
  3. Virksomheten forvalter midler (som koordinator for andre prosjekter enn EU-prosjekter) i valuta, og har inn- og utbetalinger i den valuta prosjektmidlene er gitt i.

For at DFØ skal kunne vurdere søknaden opp mot kriteriene, må den inneholde en beskrivelse av hva valutakontoen skal benyttes til og hvor lenge den skal være i funksjon.

Dersom DFØ gir virksomheten unntak fra Bestemmelsene for å opprette en valutakonto, vil departementet motta en skriftlig bekreftelse fra DFØ. Bekreftelsen vil være grunnlag for at virksomheten kan starte prosessen med å opprette en valutakonto i en av bankene på tilleggsavtalen. Virksomheten må være oppmerksom på at det må gjennomføres en minikonkurranse før valg av bank gjøres.

Betalingsformidlingen for en valutakonto

Kravene i Bestemmelsene punkt 3.7 om betalingsformidling gjelder også for valutkontoer. Blant annet skal betalingsoppdrag produseres i virksomhetens økonomisystem og overføres banken i elektronisk form og på en sikker måte.

Regnskapsføring av transaksjoner på valutakontoen

Virksomheten skal bokføre alle økonomiske transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner i virksomhetsregnskapet, også transaksjoner som gjøres på en valutakonto. Dette følger av grunnleggende forutsetninger i punkt 4.2 i Bestemmelsene. Bokføringen skal gjøres i virksomhetens økonomisystem.

Flesteparten av virksomhetene som har unntak fra konsernkontoordningen for å ha valutakontoer, har en rolle som koordinator i EU-prosjekter. I Bestemmelsenes punkt 3.6.3 om forvaltning av midler for virksomheter som med koordinatorfunksjon i prosjekter, stilles det krav til at virksomhetene skal etablere regnskapsrutiner som dokumenterer alle inn- og utbetalinger og føre regnskap for disse. Virksomhetens forvaltning av slike midler skal omtales i virksomhetens årsregnskap.

I punktene a til e nedenfor er det gitt eksempler på bokføring av transaksjoner som skjer på en valutakonto med utgangspunkt i at virksomheten har en koordinatorfunksjon i et prosjekt i regi av EU. En koordinator betegnes vanligvis som den part som har ansvar for samordningen av prosjektet og fungerer som kontaktledd mellom øvrige prosjektdeltakere og EU-kommisjonen. En virksomhet kan ha rollen både som koordinator og prosjektdeltaker. Hvordan regnskapsføringen gjennomføres avhenger av hvilken rolle virksomheten har i prosjektene, og vi har derfor i beskrivelsen valgt å skille på disse to rollene i punktene a til e.

a) Bokføring av overføringer til valutakontoen

Overføringen av beløp fra EU-kommisjonen til koordinator skjer i euro (EUR), og plasseres på valutakontoen i EUR. Før beløpet kan bokføres i regnskapet til virksomheten (koordinatoren), må det omregnes til norske kroner. Omregningen kan for eksempel skje etter en fast valutakurs gjennom hele regnskapsåret for alle transaksjoner som gjøres på valutakontoen, da det ikke oppstår valutatap eller gevinst på en valutakonto. Et beløp på 10000 EUR med en fast kurs på 9 kroner vil da bokføres slik på regnskapets kontoer:

 

Konto i regnskapet

Beløp

Debet

Valutakonto

90 000

Kredit

Avsetning til EU-prosjekt x

90 000

Som eksempelet viser, har virksomheten (koordinatoren) opprettet en egen konto i regnskapet for valutakontoen (som eiendel), noe som gjør det enkelt å avstemme regnskapet mot valutakontoen. Samtidig opprettes det en egen konto for avsetningen av EU-midlene (som gjeld). Begge kontoene vil fremgå av balansen i virksomhetens regnskap. For virksomheter som er ordinære forvaltningsorganer skal kontoene også inngå som del av mellomværende ved rapportering til statsregnskapet. Forvaltningsorganer med særskilte fullmakter (nettobudsjetterte virksomheter) skal også rapportere beholdningene til statsregnskapet via eget departement, se omtale i Finansdepartementets årlige rundskriv om årsavslutning og frister for innrapportering.

b) Bokføring av overføring fra virksomhetens (koordinator) valutakonto til prosjektdeltakere

Overføring av beløp fra virksomheten (koordinator) til prosjektdeltakere skjer i EUR fra valutakontoen. I dette eksempelet overføres det 5000 EUR til prosjektdeltaker, og koordinator vil da bokføre transaksjonen slik i sitt regnskap (kursen som benyttes er fortsatt 9 kroner):

 

Konto i regnskapet

Beløp

Kredit

Valutakonto

45 000

Debet

Avsetning til EU-prosjekt x

45 000

c) Bokføring hos prosjektdeltaker

Prosjektdeltaker må bokføre beløpet på 5000 EUR i sitt regnskap. Dersom prosjektdeltaker er en statlig virksomhet skal utgiftene og inntektene knyttet til prosjektet føres etter bruttoprinsippet i regnskapet. Dette følger av at slike prosjekter betraktes som en del av de aktiviteter virksomheten gjennomfører, og der EU-midlene som tildeles (gjennom søknad til koordinator) er et bidrag i finansiering av det aktuelle prosjektet. Den eksternt finansierte delen av prosjektene i slike tilfeller må fremgå av statsregnskapet og statsbudsjettet (jf. § 3 i Bevilgningsreglementet om fullstendighet og bruttoføring).

d) Behandling og føring av renter på valutakonto

Renteinntekter (netto) som tilføres valutakontoer utenfor konsernkontosystemet skal bokføres i statsregnskapet på et eget kapittel 5605 Renter av statskassens kontantbeholdning og andre fordringer, og post 83 Av alminnelige fordringer, se Finansdepartementets rundskriv R-101 Statens kontoplan for statsbudsjettet og statsregnskapet. Virksomheter som rapporterer inntekter og utgifter til bevilgningsregnskapet, skal rapportere rentene på kapittel 5605 og post 83. Føring av renteinntektene kan gjøres ved at de bokføres først i regnskapet på valutakontoen og deretter overføres pengene til virksomhetens arbeidskonto i bank, og innbetalingen på arbeidskontoen bokføres som inntekt. Eksempelvis kan føringene gjøres slik:

 

Konto i regnskapet

 

Debet

Valutakonto

Renteinntekten

Kredit

Valutakonto

Renteinntekten overføres til virksomhetens arbeidskonto

Kredit

Renteinntekter (kapittel 5605, post 83)

Innbetalingen av rentene på arbeidskontoen

Debet

Arbeidskonto i bank, innbetalinger

Innbetalingen av rentene på arbeidskontoen

Forvaltningsorganer med særskilte fullmakter (som får bevilget midler over en 50-post), skal ikke rapportere inntekter og utgifter til bevilgningsregnskapet. For slike virksomheter må renteinntektene overføres til departementet som igjen rapporterer disse på rett kapittel og post.

e) Årsavslutning og rapportering

Ved avslutning av regnskapsåret, balanseføres verdien av valutabeholdningen etter Norges Bank sin midtdagskurs siste virkedag i året. Differansen som vil oppstå mot benyttet fast valutakurs gjennom regnskapsåret, bokføres mot valutakontoen og avsetningskontoen. Det må fremgå av dokumentasjonen hvordan differansen fremgår. Midtdagskurs for ulike valutaer kan lastes ned på Norges Bank sine nettsider;

www.norges-bank.no

I vårt eksempel vil det stå igjen 5 000 EUR ved årets slutt, og dersom kursen på EUR er 7 kroner den 31.12. vil det være en differanse på 10 000 kroner (5000*9 – 5000*7) i regnskapet. Føringen av differansen gjøres da slik:

 

Konto i regnskapet

Beløp

Kredit

Valutakonto

10 000

Debet

Avsetning til EU-prosjekt x

10 000

Saldoen på begge kontoene vil da vise 35 000 kroner som tilsvarer 5 000 EUR til en kurs på 7 kroner.